Người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện (event planner)

Người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện (event planner) có nhiệm vụ sắp xếp tất cả các khía cạnh của các sự kiện và cuộc họp chuyên nghiệp. Họ bố trí địa điểm, phương tiện di chuyển và các chi tiết khác. Triển vọng tăng trưởng ngành nghề 2023-2033 là 7%, nhanh hơn mức tăng trung bình của tất cả các ngành nghề.

Link nguồn:  Meeting, Convention and Event Planners: Occupational Outlook Handbook: U.S. Bureau of Labor Statistics

Thông tin chung

Nhiệm vụ chính của người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện

Người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện thường thực hiện các công việc sau:

• Gặp gỡ khách hàng để hiểu mục đích của sự kiện
• Lên kế hoạch phạm vi sự kiện, bao gồm thời gian, địa điểm và chi phí
• Mời chào báo giá từ các bên cung cấp địa điểm và dịch vụ
• Kiểm tra địa điểm để đảm bảo đáp ứng yêu cầu của khách hàng
• Điều phối các dịch vụ sự kiện như phòng ốc, vận chuyển và thực phẩm
• Giám sát hoạt động sự kiện để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và khách tham dự
• Xem xét hóa đơn sự kiện và phê duyệt thanh toán

Người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện tổ chức nhiều loại sự kiện xã hội và sự kiện chuyên nghiệp khác nhau như đám cưới, hội nghị giáo dục và hội nghị kinh doanh. Họ điều phối mọi chi tiết của các sự kiện này, bao gồm cả tài chính. Ví dụ trước khi tổ chức một cuộc họp, họ gặp gỡ khách hàng để ước lượng số lượng người tham dự và xác định mục đích của cuộc họp. Trong lúc tổ chức sự kiện, họ quản lý vấn đề logistics, như đăng ký khách và sắp xếp thiết bị nghe nhìn. Sau sự kiện, họ đảm bảo tất cả nhà cung cấp được thanh toán và có thể khảo sát khách tham dự để thu thập ý kiến phản hồi.

Người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện tìm kiếm các địa điểm tiềm năng, ví dụ như khách sạn và trung tâm hội nghị. Họ cân nhắc về nơi ở và dịch vụ của cơ sở, mức độ thuận tiện cho việc di chuyển của mọi người, và các điểm thu hút trong khu vực xung quanh.

Khi địa điểm đã được chọn, họ sắp xếp không gian và các dịch vụ hỗ trợ như ẩm thực và phiên dịch viên. Họ thương lượng hợp đồng với nhà cung cấp và lên kế hoạch phối hợp với nhân viên của địa điểm. Họ cũng có thể sắp xếp diễn giả, các hoạt động giải trí và các hoạt động khác.

Dưới đây là ví dụ về các người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện khác nhau:

• Người tổ chức hội họp: Tổ chức các cuộc họp lớn cho các tổ chức. Người tổ chức hội họp y tế chuyên tổ chức các cuộc họp và hội nghị cho các chuyên gia y tế. Người tổ chức doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp nội bộ và các cuộc họp giữa các doanh nghiệp. Các sự kiện này có thể diễn ra trực tiếp hoặc trực tuyến, được tổ chức trong cơ sở doanh nghiệp hoặc bên ngoài với nhiều người.
• Người tổ chức hội nghị: Tổ chức các hội nghị và hội thảo cho các tổ chức. Người tổ chức hội nghị chuyên nghiệp tổ chức các hội nghị thường niên và triển lãm thương mại cho các hiệp hội nghề nghiệp. Quản lý dịch vụ hội nghị làm việc cho các khách sạn và trung tâm hội nghị, là cầu nối giữa cơ sở và các nhà tổ chức làm việc cho các hiệp hội, doanh nghiệp và chính phủ. Họ giới thiệu các lựa chọn dịch vụ ăn uống cho người tổ chức bên ngoài, điều phối yêu cầu đặc biệt và gợi ý các dịch vụ khách sạn phù hợp với ngân sách của nhà tổ chức.
• Người tổ chức sự kiện: Sắp xếp chi tiết cho nhiều loại sự kiện. Người tổ chức đám cưới là phổ biến nhất, nhưng họ cũng tổ chức các buổi lễ như lễ kỷ niệm, họp mặt và các sự kiện xã hội lớn khác, cũng như các sự kiện doanh nghiệp như ra mắt sản phẩm, tiệc gala và lễ trao giải. Người tổ chức sự kiện phi lợi nhuận tổ chức các sự kiện nhằm quyên góp cho các tổ chức từ thiện hoặc tổ chức vận động. Các sự kiện có thể bao gồm tiệc tối, cuộc thi chạy từ thiện và chương trình quyên góp thực phẩm.
• Người tổ chức triển lãm: Chịu trách nhiệm lên kế hoạch, quảng bá và tổ chức các buổi trưng bày. Họ cũng được gọi là quản lý triển lãm, người tổ chức triển lãm, hoặc người quản lý chương trình.

Tình hình việc làm và môi trường làm việc người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện

Trong năm 2023 có khoảng 149.000 vị trí việc làm cho người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện. Các ngành có nhu cầu tuyển dụng nhiều nhất cho vị trí người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện bao gồm:

• Tổ chức tôn giáo, quỹ tài trợ, hội đoàn, chuyên nghiệp và tổ chức tương tự: 16%
• Nghệ thuật, giải trí và nghỉ ngơi: 11%
• Dịch vụ lưu trú và ăn uống: 11%
• Dịch vụ hành chính và hỗ trợ: 10%
• Người hoạt động tự doanh: 9%

Người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện dành thời gian làm việc tại văn phòng và các địa điểm tổ chức sự kiện, ví dụ như khách sạn và trung tâm hội nghị. Họ có thể thường xuyên phải đi lại để tham dự các sự kiện họ tổ chức và thăm các địa điểm tổ chức sự kiện.

Công việc của người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện diễn ra với nhịp độ nhanh và có thể đòi hỏi cao. Họ giám sát nhiều khía cạnh của một sự kiện cùng lúc, đối mặt với nhiều tiến độ phải hoàn thành và có thể phải điều phối nhiều cuộc họp hoặc sự kiện cùng một lúc.

Lịch làm việc

Hầu hết người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện làm việc toàn thời gian, và nhiều người làm việc hơn 40 giờ mỗi tuần. Họ thường phải làm thêm giờ để hoàn tất các công việc chuẩn bị khi các sự kiện lớn đến gần. Trong các cuộc họp hoặc hội nghị, người tổ chức có thể làm việc vào cuối tuần.

Yêu cầu về học vấn và kỹ năng người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện

Người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện thường yêu cầu có bằng cử nhân. Kinh nghiệm liên quan đến công việc tổ chức sự kiện có thể hữu ích.

Trình độ học vấn

Người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện thường yêu cầu có bằng cử nhân. Mặc dù một số trường đại học cung cấp các chương trình đào tạo về quản lý hội họp và sự kiện, các ngành phổ biến khác bao gồm kinh doanh, truyền thông và khoa học xã hội.

Những người đã học về quản lý hội họp và sự kiện hoặc quản lý khách sạn có thể bắt đầu công việc với nhiều trách nhiệm hơn so với những người từ các ngành khác. Một số trường cung cấp các khóa  đào tạo liên tục trong lĩnh vực tổ chức hội họp và sự kiện.

Giấy phép, Chứng chỉ và Đăng ký

Có một số chứng chỉ không bắt buộc cho người tổ chức hội họp và hội nghị. Mặc dù không bắt buộc, các chứng chỉ này chứng minh kiến thức chuyên môn cụ thể.

Hội đồng Ngành Công nghiệp Sự kiện cung cấp chứng chỉ Chuyên viên tổ chức Hội họp Chuyên nghiệp (CMP) được cấp phép, là chứng chỉ được công nhận rộng rãi trong ngành và có thể giúp thăng tiến sự nghiệp. Để đủ điều kiện nhận CMP, ứng viên phải chứng minh kinh nghiệm và trình độ học vấn. Những người đủ điều kiện phải vượt qua kỳ thi bao gồm các chủ đề như tổ chức chiến lược, quản lý tài chính và rủi ro, vận hành và dịch vụ cơ sở, và logistics.

Hiệp hội Chuyên viên Hội họp Chính phủ cung cấp chứng chỉ Chuyên viên Hội họp Chính phủ (CGMP) cho những người tổ chức làm việc cho, hoặc ký hợp đồng với, chính phủ liên bang, tiểu bang, hoặc địa phương. Chứng chỉ này có ích cho những ứng viên muốn thể hiện rằng họ am hiểu về chính sách mua sắm và quy định đi lại của chính phủ. Để đủ điều kiện, ứng viên phải có ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm người tổ chức hội họp và là thành viên của SGMP trong 6 tháng. Để trở thành người tổ chức chứng nhận, các thành viên phải tham gia khóa học 3 ngày và vượt qua kỳ thi.

Hiệp hội Triển lãm và Sự kiện Quốc tế cung cấp chứng chỉ Quản lý Triển lãm (CEM), chứng nhận tiêu chuẩn chuyên nghiệp cho quản lý triển lãm và sự kiện. Ứng viên đạt được chứng chỉ này bằng cách hoàn thành chín khóa học.

Một số tổ chức, bao gồm Hiệp hội Chuyên viên Cưới Chứng nhận Hoa Kỳ, cung cấp chứng chỉ trong lĩnh vực tổ chức đám cưới, có thể hữu ích trong việc thu hút khách hàng.

Kinh nghiệm khác

Người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện có thể hưởng lợi từ kinh nghiệm làm việc trong tổ chức hội họp và sự kiện. Làm việc ở nhiều vị trí khác nhau tại khách sạn, trung tâm hội nghị và các cục hội nghị giúp họ hiểu cách ngành công nghiệp khách sạn hoạt động. Các kinh nghiệm làm việc có ích khác bao gồm điều phối các sự kiện tại trường đại học hoặc sự kiện tình nguyện và theo dõi công việc của các chuyên gia.

Những phẩm chất quan trọng

• Kỹ năng giao tiếp. Người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện trao đổi thông tin với khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên sự kiện. Họ cần có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói xuất sắc để thể hiện yêu cầu của khách hàng.
• Kỹ năng giao tiếp giữa cá nhân. Họ cần thiết lập và duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng và nhà cung cấp.
• Kỹ năng đàm phán. Họ phải có khả năng đảm bảo sản phẩm và dịch vụ chất lượng với giá cả hợp lý cho khách hàng.
• Kỹ năng tổ chức. Họ phải có khả năng làm nhiều việc cùng lúc, chú ý đến chi tiết và hoàn thành công việc đúng hạn.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề. Họ cần khả năng dự đoán các vấn đề tiềm năng và chuẩn bị các giải pháp sáng tạo đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Thu nhập của người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện

Theo dữ liệu ghi nhận trong tháng 5 năm 2023, mức lương trung vị hàng năm của người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện là $56.920. Lương trung vị là mức lương mà một nửa số lao động trong một ngành kiếm được cao hơn mức đó và nửa còn lại kiếm được ít hơn. Trong đó, nhóm 10% có thu nhập thấp nhất kiếm được ít hơn $34.410 và nhóm 10% có thu nhập cao nhất kiếm được nhiều hơn $99.010.

Cũng theo dư liệu ghi nhận trong tháng 5 năm 2023, mức lương trung vị hàng năm cho người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện trong các ngành hàng đầu như sau:

• Tổ chức tôn giáo, quỹ tài trợ, hội đoàn, chuyên nghiệp và tổ chức tương tự: $59.310
• Dịch vụ hành chính và hỗ trợ: $58.640
• Dịch vụ lưu trú và ăn uống: $52.020
• Nghệ thuật, giải trí và nghỉ ngơi: $48.680

Dự báo nhu cầu việc làm của người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện

Dự kiến, nhu cầu việc làm của người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện sẽ tăng 7% từ năm 2023 đến năm 2033, nhanh hơn mức trung bình của tất cả các ngành nghề. Trung bình mỗi năm sẽ có khoảng 16.500 cơ hội việc làm cho người tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện. Phần lớn các vị trí này phát sinh từ nhu cầu thay thế những người lao động chuyển sang các nghề khác hoặc rời khỏi lực lượng lao động, ví dụ như nghỉ hưu.

Cơ hội việc làm

Nhu cầu về dịch vụ của người tổ chức sự kiện dự kiến sẽ vẫn tăng do nhiều người muốn tổ chức các sự kiện cá nhân, ví dụ như đám cưới. Ngoài ra, nhu cầu cho các cuộc họp và sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp cũng sẽ có từ các doanh nghiệp và tổ chức.

Nguồn: U.S. Bureau of Labor Statistics (Cục Thống kê lao động Mỹ)

(*) Tài liệu được lấy từ nguồn của Cục thống kê lao động Mỹ nên sẽ có những điểm khác biệt so với thị trường lao động Việt Nam, nhưng chúng tôi tin rằng những thông tin này vẫn sẽ là một nguồn tư liệu vô cùng bổ ích cho các bạn trẻ trong quá trình tìm hiểu thế giời ngành nghề từ đó đưa ra được những quyết định phù hợp với bản thân, thực tế xã hội, đặc biệt cho các quyết định chọn ngành nghề du học.

Để tìm hiểu về các cơ hội du học cũng như học bổng nghề TỔ CHỨC HỘI HỌP, HỘI NGHỊ VÀ SỰ KIỆN, vui lòng liên hệ với SmartA để biết thêm thông tin chi tiết.

Du học SmartA – Nơi gửi trọn niềm tin du học

Hotline:

1. Du học châu Âu: 0969556827
2. Du học Canada, Mỹ, Singapore: 0988978384

-> Hotline/Zalo hỗ trợ tư vấn chung Miền Bắc & Miền Trung: 098 634 5518

-> Hotline/Zalo hỗ trợ tư vấn chung Miền Nam: 098 938 7836

Địa chỉ:

1. SmartA Hà Nội: Tầng 4, Toà nhà 169 Nguyễn Ngọc Vũ, Phường Trung Hoà,Quận Cầu Giấy, Hà Nội
2. SmartA TP. Hồ Chí Minh: Toà nhà Lim Tower 3, 29A Nguyễn Đình Chiểu, Phường Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
3. SmartA châu Âu: Lisdonagh, Bishop O’donnell Road, Galway, Ireland.
4. SmartA Canada: 1322 Rockland Ave, Victoria, BC V8S 1V6 Canada

Thông tin khác:

• Website: https://smarta.vn
• Email: marketing@smarta.vn / partners@smarta.vn