Thư ký và trợ lý hành chính (Secretaries and Administrative Assistants) thực hiện các công việc văn thư và tổ chức thường lệ. Họ sắp xếp hồ sơ, chuẩn bị tài liệu, lên lịch hẹn và hỗ trợ các nhân viên khác. Triển vọng tăng trưởng ngành nghề 2023-2033 là 1%, thấp hơn mức tăng trung bình của tất cả các ngành nghề.
Link nguồn: Secretaries and Administrative Assistants: Occupational Outlook Handbook: U.S. Bureau of Labor Statistics.
Tóm tắt nội dung
Thông tin chung
| Mức lương trung vị năm 2023 | $46.010/năm $22,12 /giờ |
| Bằng cấp yêu cầu | Trung học phổ thông và tương đương |
| Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc trong ngành liên quan | Không |
| Số lượng công việc trong năm 2023 | 3.421.400 |
| Triển vọng tăng trưởng ngành nghề 2023-2033 | 1% (thấp hơn mức trung bình) |
Nhiệm vụ chính của thư ký và trợ lý hành chính
- Trả lời điện thoại, nhận tin nhắn hoặc chuyển cuộc gọi.
- Lên lịch hẹn và cập nhật lịch sự kiện.
- Sắp xếp các cuộc họp của nhân viên.
- Xử lý thư đến, thư đi và fax.
- Chuẩn bị biên bản ghi nhớ, hóa đơn hoặc báo cáo.
- Chỉnh sửa tài liệu.
- Duy trì cơ sở dữ liệu và hệ thống lưu trữ.
- Thực hiện sổ sách kế toán cơ bản.
Thư ký và trợ lý hành chính giúp cho tổ chức hoạt động hiệu quả. Họ sử dụng phần mềm máy tính để tạo bảng tính; quản lý cơ sở dữ liệu; chuẩn bị các bài thuyết trình, báo cáo và tài liệu. Họ cũng có thể đàm phán với nhà cung cấp, mua vật tư và quản lý kho hoặc thư viện của công ty. Thư ký và trợ lý hành chính cũng sử dụng phương thức tổ chức hội nghị trực tuyến và các thiết bị văn phòng khác. Nhiệm vụ công việc cụ thể sẽ khác nhau tùy theo kinh nghiệm, chức danh công việc và chuyên môn.
Sau đây là phân loại thư ký và trợ lý hành chính:
Thư ký điều hành và trợ lý hành chính điều hành thực hiện việc trợ lý cấp cao cho một văn phòng và cho các giám đốc điều hành cấp cao của một tổ chức. Họ thường xử lý các nhiệm vụ phức tạp, ví dụ như xem xét các tài liệu đến, tiến hành nghiên cứu và chuẩn bị báo cáo. Một số có nhiệm vụ giám sát nhân viên văn phòng.
Thư ký và trợ lý hành chính pháp lý phải có kiến thức về thuật ngữ và các thủ tục pháp lý. Họ chuẩn bị lệnh triệu tập, khiếu nại, động thái, trát đòi hầu tòa và các tài liệu pháp lý khác dưới sự giám sát của luật sư hoặc trợ lý pháp lý. Họ cũng xem xét các tạp chí pháp lý và hỗ trợ nghiên cứu pháp lý—ví dụ như xác minh các trích dẫn và đưa vào trong các bản tóm tắt pháp lý.
Thư ký và trợ lý hành chính y khoa ghi chép lại lời đọc và chuẩn bị các báo cáo hoặc bài viết cho bác sĩ hoặc nhà khoa học y khoa. Họ cũng ghi lại bệnh sử đơn giản của bệnh nhân, sắp xếp cho bệnh nhân nhập viện hoặc xử lý các khoản thanh toán bảo hiểm. Thư ký và trợ lý hành chính y khoa cần quen với các thuật ngữ và mã y khoa, hồ sơ y tế và các quy trình của bệnh viện hoặc phòng xét nghiệm.
Thư ký và trợ lý hành chính, ngoại trừ pháp lý, y khoa và điều hành, là nhóm thư ký và trợ lý hành chính lớn nhất. Họ xử lý hoạt động hành chính cho các văn phòng trong hầu hết mọi lĩnh vực của nền kinh tế, bao gồm trường học, chính phủ và các tập đoàn tư nhân. Ví dụ, các thư ký trường học thường chịu trách nhiệm cho hầu hết các hoạt động giao tiếp giữa phụ huynh, học sinh, cộng đồng, giáo viên và quản lý trường học. Họ lên lịch hẹn, tiếp khách và theo dõi hồ sơ học sinh.
Tình hình việc làm và môi trường làm việc của thư ký và trợ lý hành chính
Trong năm 2023, có khoảng 3,4 triệu vị trí việc làm cho thư ký và trợ lý hành chính. Số lượng việc làm phân bổ cho nghề thư ký và trợ lý hành chính bao gồm:
- Thư ký và trợ lý hành chính, ngoại trừ pháp lý, y khoa và điều hành 982.300
- Thư ký và trợ lý hành chính y khoa 900
- Thư ký và trợ lý hành chính điều hành100
- Thư ký và trợ lý hành chính pháp lý 200
Các ngành có nhu cầu tuyển dụng nhiều nhất cho vị trí thư ký và trợ lý hành chính như sau:
- Chăm sóc sức khỏe và trợ giúp xã hội 28%
- Dịch vụ giáo dục; nhà nước, địa phương và tư nhân 14%
- Dịch vụ chuyên môn, khoa học và kỹ thuật 11%
- Chính phủ 8%
- Tôn giáo, tài trợ, công dân, chuyên nghiệp và các tổ chức tương tự 5%
Thư ký và trợ lý hành chính làm việc trong hầu hết mọi ngành. Hầu hết thư ký và trợ lý hành chính làm việc tại văn phòng. Một số trợ lý hành chính làm việc tại nhà riêng của họ với tư cách là trợ lý ảo.
Lịch làm việc
Hầu hết các thư ký và trợ lý hành chính làm việc toàn thời gian.
Yêu cầu về học vấn và kỹ năng của thư ký và trợ lý hành chính
Những người tốt nghiệp trung học phổ thông có thể sử dụng thành thạo các chương trình xử lý văn bản và bảng tính thường đủ điều kiện cho các vị trí đầu vào. Mặc dù người lao động thường học nhiệm vụ của mình trong nhiều tuần tại nơi làm việc, nhưng thư ký và trợ lý hành chính pháp lý và y khoa có thể cần được đào tạo thêm về thuật ngữ chuyên ngành. Thư ký điều hành và trợ lý hành chính điều hành thường cần nhiều năm kinh nghiệm làm việc liên quan.
Trình độ học vấn
Một số trường cao đẳng cộng đồng và trường kỹ thuật cung cấp các khóa học hoặc chương trình trong nhiều lĩnh vực trợ lý hành chính và thư ký. Ví dụ, các khóa học hoặc chương trình về thủ tục văn phòng tập trung vào việc làm việc trong môi trường kinh doanh; các khóa học về thuật ngữ và thực hành chuyên ngành chuẩn bị cho sinh viên các công việc thư ký y khoa và pháp lý. Các cơ quan thực tập tạm thời cũng có thể cung cấp các khóa đào tạo về xử lý văn bản, bảng tính và phần mềm cơ sở dữ liệu.
Thông thường, không yêu cầu phải có bằng cử nhân để trở thành thư ký hoặc trợ lý hành chính. Tuy nhiên, một số người lao động có bằng cấp trong một lĩnh vực như kinh doanh, giáo dục hoặc truyền thông. Nhà tuyển dụng có thể ưu tiên tuyển dụng các ứng viên cho các vị trí thư ký điều hành và trợ lý hành chính điều hành đã tham gia khóa học tại trường cao đẳng hoặc có bằng cử nhân.
Đào tạo
Thư ký và trợ lý hành chính thường học các kỹ năng của mình trong quá trình làm việc, thường kéo dài vài tuần. Trong thời gian này, họ tìm hiểu về các thủ tục hành chính, bao gồm cách chuẩn bị tài liệu. Thư ký và trợ lý hành chính y khoa và pháp lý có thể được đào tạo trong vài tháng để học các thuật ngữ và thông lệ cụ thể của ngành.
Kinh nghiệm làm việc liên quan
Thư ký điều hành và trợ lý hành chính điều hành thường cần có nhiều năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí hành chính khác, ví dụ như thư ký và nhân viên văn phòng.
Những phẩm chất quan trọng
- Kỹ năng ra quyết định. Thư ký và trợ lý hành chính thường ưu tiên các nhiệm vụ và đưa ra quyết định thay mặt cho người sử dụng lao động của họ, vì vậy, phán đoán tốt là điều cần thiết.
- Kỹ năng giao tiếp. Thư ký và trợ lý hành chính tương tác với đối tác, khách hàng hoặc nhân viên. Họ phải giao tiếp hiệu quả và lịch sự khi tương tác với người khác.
- Kỹ năng tổ chức. Thư ký và trợ lý hành chính lưu giữ các tệp, thư mục tài liệu cũng như lịch trình theo thứ tự để văn phòng hoạt động hiệu quả.
- Kỹ năng viết. Thư ký và trợ lý hành chính viết bản ghi nhớ và email khi giao tiếp với người quản lý, nhân viên và khách hàng. Vì vậy, họ phải có ngữ pháp tốt, đảm bảo độ chính xác và duy trì giọng điệu chuyên nghiệp.
Thu nhập của thư ký và trợ lý hành chính
Theo dữ liệu ghi nhận trong tháng 5 năm 2023, mức lương trung vị hàng năm của thư ký và trợ lý hành chính là $46.010. Lương trung vị là mức lương mà một nửa số lao động trong một ngành kiếm được cao hơn mức đó và nửa còn lại kiếm được ít hơn. Trong đó, nhóm 10% có thu nhập thấp nhất kiếm được ít hơn $31.580 và nhóm 10% có thu nhập cao nhất kiếm được nhiều hơn $74.160.
Cũng theo dữ liệu ghi nhận trong tháng 5 năm 2023, mức lương trung vị hằng năm của thư ký và trợ lý hành chính như sau:
- Thư ký điều hành và trợ lý hành chính điều hành $70.310
- Thư ký và trợ lý hành chính pháp lý $50.680
- Thư ký và trợ lý hành chính, ngoại trừ pháp lý, y tế và điều hành $44.280
- Thư ký và trợ lý hành chính y khoa $40.640
Mức lương trung vị hằng năm của thư ký và trợ lý hành chính trong các ngành công nghiệp hàng đầu như sau:
- Dịch vụ chuyên môn, khoa học và kỹ thuật $49.920
- Chính phủ $49.320
- Dịch vụ giáo dục; tiểu bang, địa phương và tư nhân $47.090
- Tôn giáo, tài trợ, công dân, chuyên nghiệp và các tổ chức tương tự $46.960
- Chăm sóc sức khỏe và hỗ trợ xã hội $42.060
Dự báo nhu cầu việc làm của thư ký và trợ lý hành chính
Dự kiến, nhu cầu việc làm của thư ký và trợ lý hành chính sẽ tăng 1 % từ năm 2023 đến năm 2033, chậm hơn mức trung bình của tất cả các ngành nghề. Mặc dù tăng trưởng việc làm hạn chế, mỗi năm vẫn sẽ có khoảng 367.500 cơ hội việc làm cho thư ký và trợ lý hành chính. Phần lớn các vị trí này phát sinh từ nhu cầu thay thế những người lao động chuyển sang các nghề khác hoặc rời khỏi lực lượng lao động, ví dụ như nghỉ hưu.
Cơ hội việc làm
Dự kiến tăng trưởng việc làm của thư ký y khoa, chủ yếu là do sự phát triển của ngành chăm sóc sức khỏe. Ví dụ, thế hệ bùng nổ trẻ em sẽ cần nhiều dịch vụ y tế hơn khi họ già đi. Thư ký y khoa sẽ cần thiết để xử lý các nhiệm vụ hành chính liên quan đến việc lập hóa đơn và xử lý bảo hiểm của Medicare và các yêu cầu bồi thường khác.
Dự kiến việc làm sẽ giảm hoặc ít thay đổi đối với các thư ký và trợ lý hành chính khác. Công nghệ cho phép nhân viên trong nhiều tổ chức tự chuẩn bị tài liệu của mình mà không cần sự trợ giúp của thư ký. Ngoài ra, nhiều thư ký điều hành và trợ lý hành chính điều hành hỗ trợ cùng lúc nhiều quản lý trong một tổ chức và hiện nay nhiều quản lý cũng tự làm những nhiệm vụ mà trước đây thường do thư ký và trợ lý làm.
Nguồn: U.S. Bureau of Labor Statistics (Cục Thống kê lao động Mỹ)
(*) Tài liệu được lấy từ nguồn của Cục thống kê lao động Mỹ nên sẽ có những điểm khác biệt so với thị trường lao động Việt Nam, nhưng chúng tôi tin rằng những thông tin này vẫn sẽ là một nguồn tư liệu vô cùng bổ ích cho các bạn trẻ trong quá trình tìm hiểu thế giời ngành nghề từ đó đưa ra được những quyết định phù hợp với bản thân, thực tế xã hội, đặc biệt cho các quyết định chọn ngành nghề du học.
Để tìm hiểu về các cơ hội du học cũng như học bổng nghề THƯ KÝ VÀ TRỢ LÝ HÀNH CHÍNH, vui lòng liên hệ với SmartA để biết thêm thông tin chi tiết.
Du học SmartA – Nơi gửi trọn niềm tin du học
Hotline:
- Du học châu Âu: 0969556827
- Du học Canada, Mỹ, Singapore: 0988978384
-> Hotline/Zalo hỗ trợ tư vấn chung Miền Bắc & Miền Trung: 098 634 5518
-> Hotline/Zalo hỗ trợ tư vấn chung Miền Nam: 098 938 7836
Địa chỉ:
- SmartA Hà Nội: Tầng 4, Toà nhà 169 Nguyễn Ngọc Vũ, Phường Trung Hoà,Quận Cầu Giấy, Hà Nội
- SmartA TP. Hồ Chí Minh: Toà nhà Lim Tower 3, 29A Nguyễn Đình Chiểu, Phường Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
- SmartA châu Âu: Lisdonagh, Bishop O’donnell Road, Galway, Ireland.
- SmartA Canada: 1322 Rockland Ave, Victoria, BC V8S 1V6 Canada
Thông tin khác:
- Website: https://smarta.vn
- Email: marketing@smarta.vn / partners@smarta.vn